Το κρίσιμο ερώτημα, ωστόσο, είναι αν αυτό που θα φτάσει τελικά στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενός δημοσιογράφου, θα καταλήξει να γίνει είδηση ή θα χαθεί ανάμεσα στα δεκάδες emails που λαμβάνει καθημερινά.
Από την ανακοίνωση στην είδηση
Προτού ξεκινήσει η σύνταξη ενός Δελτίου Τύπου, θα πρέπει να ξεκαθαριστεί το τι ακριβώς ανακοινώνεται και γιατί αυτό μπορεί να ενδιαφέρει το ευρύ κοινό. Ένας γιατρός μπορεί να θεωρεί σημαντικό κάθε βήμα της δραστηριότητάς του (π.χ. η συμμετοχή σε ένα συνέδριο) ωστόσο, για έναν δημοσιογράφο, είδηση είναι κάτι που έχει ευρύτερο ενδιαφέρον. Σε κάθε περίπτωση πάντως, η ακρίβεια της είδησης είναι πολύ σημαντική καθώς οι ιατρικοί ισχυρισμοί, τα επιστημονικά δεδομένα χρειάζονται προσεκτική διατύπωση και σαφή αναφορά στην πηγή τους.
Η αξία της πρώτης παραγράφου
Το πρώτο πράγμα που θα προσέξει ένας δημοσιογράφος, είναι ο τίτλος ενός Δελτίου Τύπου, επομένως είναι σημαντικό να είναι εντυπωσιακός, συγκεκριμένος και σαφής.
Το επόμενο σημείο στο οποίο αξίζει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή, είναι η πρώτη παράγραφος του Δελτίου Τύπου που παρουσιάζει συνοπτικά και την είδηση. Η παράγραφος αυτή είναι γνωστή και ως “lead” με τις βασικές πληροφορίες της είδησης: ποιος, τι, πού, πότε και γιατί ενώ παρακάτω μπορούν να προστεθούν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την είδηση.
Οι δηλώσεις που προσθέτουν αξία
Επίσης, οι δηλώσεις ενός εκπροσώπου, ενός γιατρού, ενός ερευνητή ή ενός στελέχους μπορούν να δώσουν προσωπικότητα στο δελτίο τύπου. Δεν χρειάζεται, όμως, να επαναλαμβάνουν όσα έχουν ήδη ειπωθεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στον χώρο της υγείας, όπου ο στόχος δεν είναι απλώς να προβληθεί ένας επαγγελματίας ή ένας οργανισμός, αλλά να μεταφερθεί υπεύθυνα μια πληροφορία στο κοινό.
Σε ένα Δελτίο Τύπου, η ποσότητα δεν συνεπάγεται απαραίτητα ποιότητα. Πολύ συχνά, για μια απλή ανακοίνωση, ένα κείμενο περίπου 300-500 λέξεων είναι αρκετό. Είναι, μάλιστα, χρήσιμο, στο τέλος, να υπάρχει μια παράγραφος με βασικές πληροφορίες για την εταιρεία, τον οργανισμό ή τον επαγγελματία που βρίσκεται πίσω από την ανακοίνωση καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας, ώστε ο δημοσιογράφος να μπορεί εύκολα να ζητήσει διευκρινίσεις ή επιπλέον υλικό.
Και τι γίνεται με το SEO;
Το Δελτίο Τύπου μπορεί να έχει και ψηφιακή αξία, ιδίως όταν η ανακοίνωση δημοσιεύεται σε ειδησεογραφικά sites και άλλα online μέσα. Οι βασικές λέξεις και φράσεις που περιγράφουν το θέμα μπορούν να χρησιμοποιούνται φυσικά στον τίτλο και στο κείμενο, ενώ χρήσιμο είναι να υπάρχουν σύνδεσμοι προς σχετικές σελίδες. Η είδηση ενός δελτίου Τύπου απευθύνεται πρώτα στο κοινό και σε δεύτερο χρόνο στη μηχανή αναζήτησης.
Η σημασία της σωστής στόχευσης
Εξίσου σημαντική με τη σύνταξη είναι και η στοχευμένη αποστολή, που σημαίνει πως η επιλογή των παραληπτών πρέπει να γίνεται με βάση το αντικείμενο της είδησης και το ρεπορτάζ που καλύπτει κάθε δημοσιογράφος ή μέσο. Επομένως, ένα στοχευμένο email, με σαφές θέμα και σύντομο εισαγωγικό μήνυμα, έχει πολύ περισσότερες πιθανότητες να διαβαστεί από μια μαζική και απρόσωπη αποστολή.
